KZ

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем

Девушка лежит на траве с ромашкой в зубах
Тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем: Pixabay

Тайм-менеджмент — это не просто управление рабочим временем. Подход помогает планировать домашние дела и отдых, учебу. С ним удается избежать чрезмерной нагрузки, увеличить производительность. Принципы и правила тайм-менеджмента помогут упорядочить жизнь и научат всюду успевать.

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен

Процесс организации времени, при котором повышается эффективность человека, называется тайм-менеджмент. Определение довольно обобщенное, но позволяет понять суть.

Понятие «time management» переводится как ‘управление временем’ и объединяет целый комплекс действий:

  • осуществление контроля за временем, которое расходуется на определенные задачи;
  • сокращение длительности каких-либо процессов;
  • повышение эффективности труда и продуктивности.

Для чего планировать время

Тайм-менеджмент — это универсальный механизм, который поможет устранить дефицит времени. Дополнительно он позволяет освоить несколько полезных методов и получить навыки:

  • планирования;
  • анализа затрат времени;
  • постановки задач;
  • распределения;
  • определения приоритетности;
  • делегирования функций;
  • контроля за выполнением.

Еще сравнительно недавно тайм-менеджмент рассматривался как инструмент, созданный сугубо для бизнеса или промышленного производства. Его внедрение показало: если избежать необоснованного расходования времени, то каждый работник сможет трудиться эффективнее и при этом меньше устанет.

Применение тайм-менеджмента давно вышло за рамки цехов и офисов. Сейчас школьники и студенты, домохозяйки и пенсионеры, мамочки в декрете и самозанятые пытаются разобраться, как управлять временем.

Организация времени — вещь полезная для обычного человека, потому что обеспечивает повышение качества жизни. Человек, который навел в жизни порядок, редко испытывает стресс. Он полноценно отдыхает и все делает вовремя.

Трудность в том, что необходимо научиться:

  • решать, от каких дел отказаться и кому их поручить;
  • выбирать метод тайм-менеджмента;
  • распределять дела с учетом оптимальности и приоритетности;
  • организовывать нормальный досуг и отдых.
Ежедневник и ноутбук
Тайм-менеджмент: Pexels

Методы тайм-менеджмента

Методик управления временем немало, но только некоторые доказали свою эффективность. Используйте их на работе и дома, чтобы успевать больше и уставать меньше:

  • Метод «Помидора» предложил Ф. Чирилло в 1980-х годах. Он рекомендовал сосредоточиться на выполняемой задаче на короткий период (25 минут), а после этого отдохнуть 5 минут. Трудовая сессия состоит из 4 отрезков и завершается перерывом в 45 или даже 90 минут. Чтобы метод дал результаты, четко определите приоритетность задач, не отвлекайтесь на посторонние вопросы до ближайшего перерыва. Оптимально использовать таймер или специальное приложение.
  • Метод «Альпы» предполагает разделение процесса на пять этапов: определите задачи, которые следует выполнить, оцените сколько времени придется потратить, зарезервируйте время с запасом (к каждому выделяемому часу добавьте еще 40 минут). Решите, что сделаете сами, а какие дела перепоручите. Проконтролируйте выполнение заданий.
  • Метод АВС помогает определить приоритетность. Для этого все задания разделите на три группы. В «А» входят самые важные дела: не более 15 от общего числа, обеспечивают достижение цели на 65%. Ими занимайтесь лично. Группа «В» — это не менее важные задачи (их не более 20%, достижения цели на 20%). При возможности перепоручите их выполнение. В «С» включены малосущественные дела (объем в трудозатратах — 65%, значимость — 15%). Эти задачи поручаются другим людям.
  • «Матрица Эйзенхауэра» — метод, который удобен для оценки задач. Приоритетность дел определяется по двум критериями — важность и срочность. Все задачи, которые имеют признак важных, выполняет наиболее компетентный и ответственный работник (член семьи) в порядке срочности. Неважные и одновременно несрочные дела передаются подчиненным.

Оперируя этими методами, нетрудно максимально эффективно организовать свое время.

Карманные часы и раскрытая книга
Тайм-менеджмент: принципы: Pixabay

Тайм-менеджмент: основные принципы

Главным элементом тайм-менеджмента остается планирование. Достаточно потратить четверть часа на план следующего дня, и этого хватит, чтобы сэкономить минимум 1–1,5 часа.

Только четкое понимание того, что необходимо сделать в перспективе, помогает повысить отдачу от труда минимум на 25%:

Как планировать время (пример)

Занимаясь любым делом, учитывайте четыре момента:

  • собственную функцию;
  • цель;
  • дополнительные задачи;
  • выделенный отрезок времени.

Например, главная цель — прием гостей. Собственная функция хозяйки — это приготовление праздничного угощения. Дополнительные задачи:

  • покупка продуктов;
  • уборка и украшение дома;
  • сервировка стола и т. д.

Время — 10 часов.

Соответственно, хозяйка берет на себя те дела, с которыми никто больше не справится (приготовление еды, например). Покупка продуктов и уборка дома поручаются супругу и детям. Стол сервируется силами всей семьи. Если задачи выполняются параллельно, то семья успеет подготовиться к приходу гостей за четыре часа.

При этом в тайм-менеджменте рекомендуется всегда создавать резерв времени. Таким образом, только 60% срока тратится на достижение главной цели. Запас составляет 40%.

Планирование дает максимальный эффект только при системном подходе. Возьмите за правило с вечера решать, что сделать завтра. Определенный перечень задач (дополнительный) распределите на всю неделю (месяц). Например:

  1. Стирка — во вторник.
  2. Уборка — каждую среду и субботу.
  3. Прогулка — ежедневно по вечерам.
  4. Покупка продуктов — четверг и т. д.

Основы тайм-менеджмента помогут оптимизировать недельное расписание. Не важно, идет ли речь о рабочих обязанностях или домашних.

Кроме того, на среднесрочную перспективу составьте четырехнедельный план, в котором учтены менее неотложные задачи: походы в кино, встречи с родственниками, пикники, покупка промтоваров и одежды и пр.

Мужчина планирует с помощью стикеров
Тайм-менеджмент: практика: Pexels

Тайм-менеджмент на практике: советы

Большинство людей не могут организовывать свой рабочий процесс. Эта задача находится в ведении руководства их предприятий. Однако есть свободное от работы время, которое тоже следует контролировать.

Правильная организация досуга помогает использовать каждую свободную минуту максимально эффективно:

  1. Так, чтобы не тратить много свободного времени на домашние дела, позаботьтесь о грамотном обустройстве быта — приобретите домашнюю технику. Один большой холодильник позволит сделать визиты в магазин менее частыми, а это сэкономит время и деньги (мелкий опт всегда выгоднее).
  2. Учитесь сочетать приятное с неизбежным: в командировке найдите время на осмотр интересных мест. Узнайте о расположении достопримечательностей еще до поездки, чтобы потом их не искать.
  3. Не делайте много дел одновременно— это только повышает нагрузку и снижает эффективность работы.

Человек, решающий параллельно несколько задач, постоянно что-то забывает, из-за этого нервничает и трудится хуже. В то же время, если какое-то дело занимает не более пяти минут, сделайте его сразу.

Также:

  1. Не жертвуйте отдыхом и не берите работу на дом. Здесь многое отвлекает, в результате на дело потратите больше времени, а на сон останется меньше.
  2. Как на работе, так и на отдыхе ограничьте время, проводимое в соцсетях. Бесцельное созерцание бесконечных постов утомляет мозг.
  3. Проверяйте почту и мессенджеры несколько раз в день, а в остальное время забудьте о них. Деловое общение ведите по голосовой связи: это быстрее.
  4. Умейте отказывать. Задачу, за которую несете личную ответственность, всегда выполняйте до конца. Только после этого беритесь за следующую. Не взваливайте на себя чужие дела, даже если своих не слишком много.
Одна девушка работает, вторая отдыхает
Тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем: Pexels

Личный тайм-менеджмент не станет панацеей, но позволит упорядочить жизнь. Необходимо научиться составлять реалистичные планы, определять приоритетность дел и отказаться от маловажных и бессмысленных занятий.

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/fakty-i-layfhaki/1717471-10-sovetov-po-tajm-menedzmentu-dla-vecno-zanatyh-roditelej/