Ничего не успеваю: зачем нам нужен тайм-менеджмент и как эффективно управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент и может ли он помочь в выполнении бытовых задач? Бизнес-тренер Михаил Корецкий уверен, что принципы и правила организации времени сделают повседневную жизнь более комфортной.

Что такое тайм-менеджмент? Красивое слово или рабочий инструмент? Дань моде или реальная необходимость? Предназначен ли он только для бизнес-процессов или его можно с успехом применять в быту? Эти и некоторые другие вопросы мы обсудим сегодня.

Итак, тайм-менеджмент переводится с английского языка как «time» — 'время' и «management» — 'управление'. Что же это получается — управление временем? Но разве мы можем управлять временем? Можем ли мы его ускорить или замедлить? Обратить вспять или перескочить вперед? Разумеется, нет. Более корректно будет говорить о контроле над временем, потраченном на конкретные виды деятельности, при котором увеличивается эффективность и продуктивность.

Этой теме посвящено большое количество книг. Много исследователей, в том числе Дэн Кеннеди, Дэвид Аллен и другие, разрабатывали и разрабатывают методы и инструменты по проблемам тайм-менеджмента. Если посмотреть список курсов на эту тему («Аудит личной и управленческой эффективности», «Планирование времени», «Основы планирования», «Искусство определять приоритеты» и многие другие), становится ясно, что этот серьезный инструмент, помогающий организовывать свое время, не утрачивает актуальности.

Тайм-менеджмент прочно вошел в бизнес. Трудно себе представить процветающую компанию без организации рабочего времени. Мне не раз в качестве бизнес-тренера доводилось проводить тренинги и семинары по этой теме для коллективов различных компаний. Но если с бизнесом все понятно, давайте разберемся, есть ли необходимость тайм-менеджмента в повседневной жизни. И если есть, то какие методы организации времени мы можем использовать в быту?

Проблемы организации времени и планирования

Уверен, что у каждого из вас была ситуация, когда в течение недели мы строим планы на выходные: сходить куда-то с детьми, посетить, убраться, написать, сделать и так далее. А вечером в воскресенье понимаем, что не сделано практически ничего. То же самое можно сказать про время отпуска, праздничные дни и т. п. Но почему так происходит? Ведь мы собирались сделать конкретные дела, совершить конкретные действия.

В организации свободного времени есть две большие проблемы, которые усиливают друг друга, — многозадачность и отсутствие записанного плана.

Многозадачность

Мы ставим перед собой одновременно несколько задач, а потом, как тот буриданов осел, не знаем с какой начать, что и когда делать. Для наглядности, выполните простое упражнение. Запишите, как показано ниже, по порядку в первый столбик числа от 1 до 10 арабскими цифрами (1, 2, 3 ...), во второй столбик также числа от 1 до 10, но уже римскими цифрами (I, II, III ...). В третий столбик запишите буквы алфавита от А до Й.

1 I А

2 II Б

3 III В

4 IV Г

5 V Д

И так далее до 10. А теперь проведем эксперимент. Засеките время и сделайте то же самое, но построчно. Например, 1 — I — А, 2 — II — Б, 3 — III — В, заполните так все 10 строчек. Когда выполнили первую часть эксперимента, засеките время еще раз и сделайте то же самое. Но теперь пишите цифры и буквы уже по столбцам: сначала все арабские цифры (1, 2, 3, ...), затем все римские (I, II, III, ...), затем буквы от А до Й. Обычно на первый эксперимент уходит 40–45 секунд, а на второй — 15–20 секунд.

Почему так происходит? Считая по порядку, мозг выполняет одну задачу, потом переключается на другую. Смешивая эти упражнения, мы вводим наш мозг в режим многозадачности, заставляем его переключаться с одной задачи на другую. Именно на переключение тратится много времени и энергии.

Отсутствие записанного плана

В этой формулировке мы скрыли, на самом деле, две проблемы: 

1. У нас нет плана. 
2. У нас нет записанного плана.

Мы пытаемся все удержать в голове, рассчитывая на память, но в потоке информации теряем задачи, вспоминая о них, только в тот момент, когда понимаем, что чего-то не выполнили. Уже ложась в постель, мы вспоминаем, что у ребенка на завтра не поглажена форма или ножи, которые обещал наточить за выходные, так и остались тупыми.

Эти проблемы мы можем решить, записывая и систематизируя свои задачи. Для этого есть ряд простых методик, о которых я расскажу далее более подробно. Если пользоваться ими регулярно, то ежедневные задачи и даже домашние дела будут выполняться быстро и эффективно.

Правила управления временем в быту

Итак, тайм-менеджменту есть место в повседневной жизни. Из общих правил я бы выделил несколько особенно применимых в быту. Попробуйте следовать этим простым советам:

• Ставьте цель. Очень желательно использовать методику SMART (конкретная, измеримая, достижимая, релевантная и ограниченная во времени). Важно, чтобы это была именно ваша цель, а не навязанная обществом. Безусловно, совершать пробежки по утрам полезно, но ваша ли это потребность или это общий посыл, который от вас совершенно далек.
• Появилась задача, зафиксируйте ее. Не важно на каком носителе: привыкли к ежедневнику — пожалуйста, к смартфону — без проблем, но любая задача, которую нужно выполнить, должна быть записана.
• Крупные задачи разбивайте на подзадачи. Как говорится, невозможно съесть корову целиком, но ее можно порезать на стейки.
• Расставляйте приоритеты. Для продуктивного планирования нам необходимо понимать, что важно сделать сразу, а что можно отложить на потом или не делать вовсе. Об этом мы еще поговорим.
• Делегируйте. Да-да, делегировать можно не только бизнес-процессы, это вполне применимо и в личных делах. Рассматривая список дел на день, задумайтесь, а не могу ли я попросить или поручить сделать это кого-нибудь другого. Безусловно, многие мужчины могут починить смеситель на кухне, но не лучше ли вызвать профессионала и оплатить эту работу. Таким образом, вы оставляете свободное время на более важные дела, например на общение с детьми. Мастер в это время сможет заработать и в той или иной степени будет гарантировать качество проделанной работы.
• Отдыхайте, анализируйте. В тайм-менеджменте есть очень интересное понятие «затачивать пилу». Это понятие ввел Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» (кстати, очень рекомендую прочитать). В этой книге он рассказал притчу.

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно тупой пилой. Человек спросил дровосека: «Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу?». «У меня нет времени точить пилу, я должен пилить», — простонал дровосек. Процитировав эту притчу, Кови рекомендовал периодически останавливаться в своих делах и «подтачивать пилу», то есть обдумывать, планировать и просто отдыхать.

Сегодня мы определили, что тайм-менеджмент может быть очень полезным в ежедневной жизни. Я рассказал об основных правилах, которых стоит придерживаться, если вы хотите немного упростить себе жизнь и даже освободить время для отдыха или для семьи.

В следующей публикации я расскажу о методиках, которые можно использовать для систематизации своих ежедневных задач. Мы поговорим о матрице Эйзенхауэра и методе АБВГД, которые помогут правильно составить список дел и вовремя ставить галочки «выполнено» напротив каждой важной задачи.

Нашли ошибку в публикации? Сообщите нам об этом.