KZ

Как правильно написать объяснительную записку начальнику

Как правильно написать объяснительную записку начальнику
Фото: shutterstock.com: UGC

Опоздали на работу из-за поломки транспорта? Не выполнили задание начальника? Если работник по каким-либо причинам нарушил трудовую дисциплину, то придется в письменном виде дать разъяснения начальнику относительно своего поступка. В этом случае нужно знать, как написать объяснительную.

Как написать объяснительную на работе

Объяснительная записка — это особый документ, который относится к категории деловой переписки. Если сотрудник не вовремя пришел на работу, не выполнил обязанности или отказался выполнять какое-то задание начальника, пришел в состоянии алкогольного опьянения или каким-либо другим образом нарушил правила, установленные на предприятии или в учреждении, то ему придется в письменной форме разъяснить мотивы и причины такого поступка.

Объяснительная — важный документ, потому что, исходя из изложенного в нем, работодатель примет решение о наказании, а это может быть выговор, штраф или увольнение. Кроме того, этот документ обезопасит и сотрудника в том случае, когда он не выполнил задание или требование руководства по объективным причинам.

Как правильно написать объяснительную записку начальнику

Примечание. Важно не путать объяснительную записку с докладной. Если возникли сложности в выполнении задания, есть очевидные нарушения и сотрудник хочет сообщить об этом руководству, то составляется докладная записка. Если работник проштрафился, то пишет объяснительную.

При этом важно знать, как правильно написать объяснительную, то есть соблюдать форму изложения и структуру такого документы.

Как правильно написать объяснительную записку начальнику

Поэтому, если пришлось составлять такой документ и возник вопрос, как писать объяснительную, представленные рекомендации помогут быстро справиться с этим вопросом:

  • В документе четко, логично и последовательно излагайте факты, из-за которых произошел дисциплинарный проступок. Составляйте этот документ в уравновешенном состоянии духа. Пишите аргументированно и правдиво. Если опоздали на работу по причине транспортного коллапса или поломки транспортного средства, то укажите именно эту причину, а не то, что шел дождь и вы решили в такую погоду не ходить на работу.
  • Объяснительную пишите на листке формата А4. Излагать сведения можно как от руки, так и с помощью текстовых редакторов (набора текста на компьютере) с последующей распечаткой документа. В первом случает используйте ручку с темно-синей или черной пастой.
  • Не допускайте помарок и исправлений.
Как правильно написать объяснительную записку начальнику
  • Несмотря на то что форма изложения свободная, соблюдайте общие требования к структуре объяснительной: в правом верхнем углу укажите адресата обращения (должность и ФИО руководителя) и автора записки (должность и ФИО); по центру с прописной напишите: «Объяснительная записка», точку в конце не ставьте; в свободной форме расскажите, почему случилось нарушение (точно указывайте даты и время событий); под текстом слева поставьте дату, а справа — собственную подпись.

Примечание. Подавайте объяснительную на протяжении 2-х дней с момента порицания. Позднее это не имеет смысла, потому что именно это время отводится работнику для объяснения поведения. По прошествии этого времени работодатель принимает решение о наказании сотрудника. Объяснительная в данном случае может послужить смягчающим фактором.

  • Рекомендуем писать объяснительную записку в двух экземплярах. Один отдайте секретарю руководителя, а на втором проставляют входной номер документа. Это регистрационный номер, который показывает, что записка официально принята.

Иногда такая мера помогает работнику отстоять свои права и защититься от своеволия начальства. Этот документ станет свидетельством в судебном разбирательстве или послужит доказательством для обращения в прокуратуру или инспекцию по трудовым отношениям.

Читайте также: Пособие по безработице в Казахстане: сумма и сроки выплаты

Объяснительная: образец

Чтобы иметь общее представление, как пишется объяснительная, просмотрите образцы. В них представлена структура и стиль изложения:

Образец 1.

Начальнику отдела комплектации

ТОО «Инженерная буровая компания “СИ БУ”»

Алиеву А.Т.

инженера Темирбулатова Айдара Талгатовича

Объяснительная записка

об опоздании на работу 18.01.2018

Я, Темирбулатов Айдар Талгатович, опоздал на работу 18.01.2018 на 1 час из-за ДТП, участником которой стал по дороге на работу. Автобус, в котором я ехал, столкнулся с легковым автомобилем. Поскольку движение транспорта после аварии было невозможным, мне пришлось пешком дойти до остановки и ждать следующего автобуса, который прибыл через 20 минут.

18.01.2018 (подпись) инженер Темирбулатов Айдар Талгатович

Как правильно написать объяснительную записку начальнику

Образец 2.

Коммерческому директору ТОО «Юлмар-Сервис»

Айманову К. С.

менеджера по привлечению клиентов

Сатаева Нурсултана Айдаровича

Объяснительная записка

по поводу невыполненного задания 11.01.2018

Я, Сатаров Нурсултан Айдарович, не предоставил 11.01.2018 года требуемую сведенную таблицу привлеченных клиентов из-за отсутствия на рабочем месте. Это случилось, потому что по поручению начальника маркетингового отдела Юмасова Илияса Абаевича я был отправлен в командировку в г. Атырау и отсутствовал на рабочем месте с 11.01.2018 до 12.01.2018 года.

Командировочный лист с отметками предоставляю.

15.01.2018 (подпись) менеджер по привлечению клиентов

Сатаев Нурсултан Айдарович

Необходимость составить объяснительную записку может возникнуть в любой момент. Поэтому знание основных правил составления такого документа и особенности его оформления пригодятся.

Читайте также: Хорошие качества человека для резюме

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/1713621-kak-pravilno-napisat-obasnitelnuu-zapisku-nacalniku/

Автор: Оксана Гольник
Как правильно написать объяснительную записку начальнику