KZ

Сопроводительное письмо: как его составить правильно

Опубликовано:

Электронное письмо
Мужчина набирает текст на ноутбуке: Unsplash/Glenn Carstens-Peters

Для получения приглашения на собеседование одного резюме недостаточно, необходимо сопроводительное письмо к нему. Как составить его наиболее убедительно и какие моменты включить для привлечения внимания? Рекомендации по составлению сопроводительного письма дает коуч-консультант Раиса Сорокина и карьерный офис Гарвардского университета.

Суть и назначение сопроводительного письма

Поиск работы требует усердия, внимания к деталям и умения презентовать себя в выгодном свете. То, что нельзя вписать в стандартную форму резюме, можно изложить в виде сопроводительного письма.

Что такое сопроводительное письмо?

Это поясняющее, дополняющее и мотивирующее письмо, которое сопровождает резюме и уточняет, почему именно этот кандидат подходит на вакантную должность, какую пользу он принесет компании. Оно относится к служебным документам и остается неотъемлемой частью процедуры найма.

Такой рассказ кандидата нацелен на привлечение внимания потенциального работодателя к кандидатуре соискателя. Хорошее сопроводительное письмо дополняет резюме и объясняет, почему кандидат идеально подходит для этой работы, считает группа авторов под руководством редактора Эндрю Анчеты. Письма попадают в отдел рекрутинга или сразу на стол директора. Опираясь на них, большинство рекрутеров принимает решение о том, кого из кандидатов приглашать в первую очередь, кого во вторую, а кому следует вежливо отказать.

В тексте вакансии может содержаться обязательное требование наличия такого служебного документа. Но даже если его нет, кандидат имеет право составить и приложить его с целью выделиться на фоне других соискателей. Наибольший эффект сопроводительное письмо оказывает при найме на руководящие должности.

Работа
Мужчины обсуждают информацию, которая представлена на экране ноутбука: Unsplash/DocuSign

Зачем нужно сопроводительное письмо?

Оно позволяет привлечь внимание, заочно вступить в диалог с возможным работодателем. Подобная коммуникация помогает на собеседовании и существенно повышает шансы на получение предложения о трудоустройстве.

Прочитав письмо, рекрутер оценивает стиль мышления соискателя, его навыки грамотной формулировки, изложения и презентации своих мыслей. Маркетологи, дизайнеры, копирайтеры, специалисты по работе с персоналом, личные помощники руководителя и юристы пишут сопроводительные письма чаще других соискателей, так как умение грамотно излагать мысли входит в их обязанности.

Сопроводительное письмо обязательно пишут в таких случаях:

  • Если работодатель требует приложить его при отклике на вакансию.
  • Если это отклик на вакансию иностранной компании.
  • При смене сферы деятельности, когда необходимо пояснить отсутствие опыта в новой сфере.

К перечню добавим поиск работы после декрета, освоение новой сферы деятельности, возраст старше 40 лет, а также вакансии, в которых приветствуют креатив.

Если соискатель написал сопроводительное письмо, это говорит о его искреннем интересе к вакансии, серьезном желании побороться за новую должность, считают специалисты карьерного офиса Гарвардского университета.

Правила составления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо представляет резюме и кандидата в наиболее выгодном свете. Чтобы впечатлить рекрутера, необходимо учесть все правила и условия создания идеального служебного документа.

Как написать сопроводительное письмо?

Чтобы составить качественный служебный документ, дополняющий резюме, нужно воспользоваться готовым шаблоном или рекомендациями. Четко описать мотивацию, опыт, преимущества кандидата, а также исключить ошибки, противоречивые факты, повторения из резюме и преждевременные вопросы.

Перед составлением письма необходимо подробно изучить текст вакансии, а также всю доступную информацию о компании-работодателе. При составлении включите в письмо:

  • Описание своей мотивации.
  • Опыт работы по вакансии.
  • Личностные качества и навыки, соответствующие вакансии.
  • Иные преимущества.

Не указывайте в письме:

  • Факты, противоречащие резюме.
  • Карьерные амбиции.
  • Информацию, указанную в резюме.
  • Описание биографии и подробности личной жизни.
  • Мнение о предыдущих работодателях.
  • Вопросы о графике работы, заработной плате и других моментах, которые уточняют на собеседовании.

Неубедительное сопроводительное письмо или текст, полный ошибок, может лишить всех шансов, считает бизнес-редактор Гарри Брэдфорд. Вся информация в письме должна быть честной, открытой и проверяемой, а тон позитивным и убедительным. Ошибки и опечатки, банальности и избитые штампы, жалостливые просьбы и манипуляции недопустимы.

Девушка размышляет, держа в руках блокнот и карандаш
Девушка размышляет, держа в руках блокнот и карандаш: Freepik

Из чего состоит сопроводительное письмо?

Служебное письмо, которое сопровождает резюме на вакансию, содержит приветствие, основную и заключительную часть. В нем должны быть следующие разделы:

  1. Приветствие рекрутера по имени.
  2. Название вакансии, на которую претендует кандидат, а также отсылка к ее источнику (страница компании, публикация на сайте трудоустройства или в социальных сетях).
  3. Пояснение интереса, возникшего к данной вакансии и конкретной компании.
  4. Описание релевантного опыта, навыков и личных качеств, необходимых для успешной работы, а также другая информация, которая заставит работодателя обратить внимание на кандидата. Таких тезисов должно быть не более трех.
  5. Ссылки на портфолио (для дизайнеров, копирайтеров, архитекторов).
  6. Предложение ознакомиться с резюме.
  7. Благодарность за внимание.
  8. Подпись и контактные данные.
Символ, которым обозначают электронный адрес
Символ, которым обозначают электронный адрес: Unsplash/Onlineprinters

Отправлять такой документ принято в электронном виде. Объем сопроводительного письма не определен, но краткий формат более предпочтителен, считает Раиса Сорокина, коуч-консультант и автор книги «Сразить наповал. Сопроводительное письмо. Как написать кратко о важном». Если кандидат не претендует на работу в творческой профессии, стиль написания должен быть официально-деловой.

Сопроводительное письмо — это не только обязательное требование к некоторым вакансиям, но и шанс выделиться на фоне других кандидатов. Если грамотно его составить и отправить вовремя, можно поучаствовать в конкурсе на вакансию, попасть на собеседование и получить работу мечты.

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/1996296-soprovoditelnoe-pismo-kak-ego-sostavit-pravilno/