Тайм-менеджмент: 15 техник, которые помогут управлять своим временем

Контроль над временем помогает стать более эффективным. Чтобы не тратить на работу всю жизнь, нужно научиться управлять своим временем. Специалисты по тайм-менеджменту знают, как это сделать.

Записывайте задачи на день

Что такое тайм-менеджмент? Как объясняет автор книги «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси, это искусство управления временем и жизнью, которое позволяет повысить эффективность действий.

Записывая задачи на день, вы создаете для себя план действий и можете не тратить время на планирование в течение дня. Вы точно знаете, что нужно выполнить сегодня, и стремитесь охватить весь список. Суперзвезда тенниса Серена Уильямс и актриса Эллен Дедженерес ежедневно составляют список дел и уверены, что это помогает организовать мысли, обеспечивает структуру дня и гарантирует, что ничто важное не будет забыто.

Ставьте задачи по приоритетности

Расположите пункты в списках по важности и срочности, чтобы знать, за какие из них вы должны взяться в первую очередь. Вверху списка должны быть самые важные задачи. За их выполнение принимаются первым делом, а значит они точно будут выполнены. Если вы чего-то и не успеете, это будет наименее важное дело и минимальный ущерб.

Группируйте похожие задачи

Если у вас есть несколько задач, и некоторые из них подобны (телефонные звонки, написание сообщений в блоге, встречи с коллегами), гораздо эффективнее сгруппировать их и посвятить определенное время исключительно им. Группировка задач повышает производительность и продуктивность. Причина этого проста — разные задачи требуют разного мышления.

Откажитесь от многозадачности

Неэффективно работать над несколькими задачами одновременно. Помните это и избегайте совмещения разных дел в одно время. Принимайтесь за новое действие только после того, как закончили с предыдущим. Если вам кажется, что многозадачность повысит скорость работы, то вы заблуждаетесь. Многозадачность противоположна эффективности.

Научитесь делегировать

Делегирование — одно из самых сложных дел, но если знаете, как это делать, можно творить чудеса, пишет Сандип Кашьяп. Если вы менеджер проекта или работаете на руководящей должности, вам следует передать членам команды часть работы, чтобы сосредоточиться на более приоритетных вещах.

Даже если вы не менеджер, можете делегировать определенные рабочие задачи другим. Вы можете принимать помощь от коллег и друзей и просить их об услуге. Учтите, большие компании процветают благодаря командной работе.

Определите ошибки

Проанализируйте свой день и определите, когда использовали время неэффективно. Обратите внимание на те задачи, решение которых отнимает время, но ничего не привносит в общую картину, не приближает к цели. Попробуйте поменять действия местами, перенести с одного дня на другой. Все, что не способствует продуктивности, находится не на своем месте.

Не отвлекайтесь

Зачастую очень много времени уходит на «почитать новость», «выпить кофе», «заглянуть в 'Фейсбук'». Эти факторы отбирают время, отвлекают от плана и понижают продуктивность. Выделите промежуток времени на развлечения и делайте это в перерыв. Заблокируйте социальные сети на время работы, выключите звук в телефоне, если не ждете звонка, не включайте музыку, если она мешает работать.

Придерживайтесь распорядка дня

Значение имеет не только список рабочих задач, но и весь распорядок дня. Если встаете, ложитесь, едите в одно и то же время, ваш организм работает как часы. Тогда вы знаете часы активности и сосредоточенности, а также часы, когда не стоит касаться серьезных задач. Используйте свою энергию правильно, тогда сможете охватить больше задач. Если с утра удастся выполнить пару задач, то и день будет успешным.

Минимизируйте стресс

Стресс негативно влияет на весь организм, а прежде всего на мозг. Как пишет преподаватель психологии Кендра Черри, стресс убивает клетки мозга и меняет его структуру, усиливает психические заболевания и ухудшает память. Все это ведет к тому, что вы не можете эффективно работать. Поэтому так важно минимизировать стресс и защитить мозг от влияния нервных потрясений.

Ставьте дедлайны

Дедлайны ставят не только работодатели, но и каждый сам для себя. Дайте себе время на выполнение задания и строго следите за тем, чтобы уложиться в этот срок. Не халтурьте и не обманывайте самого себя, иначе просто проиграете. Вы ответственны за свой успех, а не обстоятельства или коллектив. Дедлайн — эффективный способ выполнять работу вовремя.

Используйте правило 20 минут

Разделение времени на 20-минутные блоки — один из важнейших навыков управления временем. Приготовьтесь к выполнению важной задачи и поставьте будильник на 20 минут. Сосредоточьтесь на задании и старайтесь делать все возможное, пока не прозвучит будильник. Теперь решите, собираетесь ли отложить задачу или завершить ее. Повторяйте, пока не выполните задание.

Не берите новые задачи

Если план забит до отказа, не берите новых задач и не старайтесь найти для них место. Выполните хотя бы часть запланированного, а когда в ежедневнике освободится место, впишите туда новую задачу. Невыполненные задания давят, отвлекают и удручают, а главное — снижают продуктивность. Если берете непосильное количество задач, то наверняка будете переживать по этому поводу, а стресс — ваш враг.

Не берите работу домой

Выделите часы для работы и отдыха и никогда их не смешивайте. Если не успели выполнить запланированное на рабочий день, впишите эту задачу в план на другой день. Не берите работу домой и не старайтесь сделать ее вечером перед сном. Это испортит и отдых, и результат работы. Не занимайтесь работой в ущерб себе, своим близким. Четкие границы всегда на вашей стороне.

Делайте перерывы

Это может показаться странным, но перерывы необходимы для лучшего управления временем. Регулярные перерывы повышают производительность, умственное благополучие, принятие решений и память. Пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу. Поэтому паузы должны быть частью вашего плана.

Так делают Крис Прэтт («Стражи Галактики») и литератор, телеведущая Арианна Хаффингтон, устраивая через каждые 20 рабочих минут пятиминутные перерывы. Это помогает им максимизировать свою продуктивность, оставляя себе время для отдыха и пополнения сил.

Научитесь отказывать

Зачем нужен тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент необходим, чтобы достигать своих целей, успевать больше за меньшее время, быть продуктивным. Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить нет. Только вы знаете, на что у вас есть время, поэтому если нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных делах, сделайте это без колебаний. Если вы беретесь за проект, который никуда не ведет, не бойтесь его отпустить.

Если хотите научиться эффективно распоряжаться своим временем и больше успевать, используйте техники тайм-менеджмента. Составляйте план на день, делите задачи по группам и приоритетности, разделяйте время для работы и для отдыха. Ставьте себе дедлайны, придерживайтесь распорядка дня и избегайте стресса.